Verdien av samhandlingssoner
Det kan være svært frustrerende når kommunikasjonen mellom avdelinger svikter. Det skaper ekstra arbeid med flere manuelle oppgaver. Pureservice er en servicedesk for alle servicefunksjoner. Det betyr sømløs kommunikasjon mellom avdelinger, henvendelser som løses raskere og automatiserte prosesser med selvbetjening. Pureservice fremmer samarbeid.
Samhandlingssoner gir store fordeler når dere har utvidet eller vil utvide Pureservice til andre avdelinger og team i bedriften. Vi ønsker å fortelle mer om dette og hvilken verdi samhandlingssoner utgjør for dere.
En servicedesk for flere avdelinger
I utgangspunktet er en servicedesk ettertraktet og et «must have» for alle IT-ansvarlige og IT avdelinger. Pureservice gir dere full kontroll på alle henvendelser og hendelser relatert til IT i bedriften. Vi ser hos mange av våre kunder at det ikke bare er IT som har behov for å få kontroll på sine henvendelser, men at de har en strøm av henvendelser både eksternt og internt, samt at mange henvendelser kan involvere flere team eller avdelinger i bedriften.
Derfor har servicedesk nå blitt et yndet verktøy bredt i hele bedriften. Et verktøy som ikke bare tar imot alle henvendelser, men som også fordeler dem automatisk til riktige personer og avdelinger samt åpner og styrer eventuelle samarbeid på tvers av avdelinger. Vi har gjort arbeidsflyt enkelt.
Så hvordan fungerer det i praksis?
La oss se på det klassiske eksempelet:
En avdelingsleder gjør en ansettelse
I de fleste bedrifter er det flere avdelinger som skal involveres i en ansettelse. HR skal ta seg av kontrakter, Økonomi med lønn og skattekort og IT skal klargjøre telefon, PC og tilhørende programvarer med mer. I en bedrift uten en servicedesk vil dette tilsi minst tre individuelle e-poster med forskjellig fritekst som må følges opp enkeltvis hvor den eneste statusen du har er når noen svarer.
Gjør du samme operasjonen med en servicedesk og med et skjema tilgjengelig for aktuelle avdelingsledere, skjer dette; Ved registrering av en nyansettelse fyller du ut ett dynamisk skjema for ansettelser som endres basert på valg og behov for informasjon for de aktuelle valgene for stillingen som besettes.
Når skjemaet er ferdig utfylt og sendes inn blir det registrert som en sak i servicedesken med automatisk genererte oppgaver til alle involverte med aktuelle data fra skjemaet. Alle aktuelle avdelinger som er involvert i ansettelsesprosessen får dermed tildelt oppgaver med tidsfrister og varslinger for f.eks. registrering av bruker i AD og rettigheter, opprettelse av e-post konto, adgangskort, bestilling av PC, portering av mobilabonnement, registrering i lønnssystem, registrering i HR system – for ikke å glemme å bestille blomster til første dag. Avdelingsleder får full oversikt og kan lett følge med i saken og følge med ettersom oppgavene blir utført inne satte frister. Kan det bli mer smidig?
Eksempel på dynamiskskjema
Dette er bare ett av mange eksempler. I sonesystemet er det kun fantasien som setter grenser.
Her kan du lese mer om hvordan Skagerak energi utvidet fra IT til flere avdelinger.
Samarbeid på tvers av avdelinger
Det er tydelig at det gir stor verdi for en bedrift å benytte seg av en servicedesk.
Så hvorfor innføre samhandlingssoner?
Jo, verdien av flere avdelinger med en servicedesk har vi nå avklart. Men hvordan kan vi ta dette til et nytt nivå? Det er det samhandlingssoner dreier seg om. Ikke bare får deres avdelinger og team kontroll på sine henvendelser, men nå kan de også samarbeide på tvers inne i servicedesken på saker og henvendelser, med full kontroll.
En samhandlingssone er en samling av team som samarbeider innenfor et bestemt område. Samhandlingssoner innebærer en endring hvor avdelinger døpes om til soner som gir dere flere valg. Det vil også være mulighet for å styre hvilke soner som har tilgang på endringer og ressurser, samt muligheten for kategorigrupper på team
Her kan du lese mer om samhandlingssoner og alle mulighetene.
Er du interessert i å vite mer?
«Vi valgte Pureservice fordi det var det beste systemet av de vi vurderte. At Pureservice har vist seg å være en profesjonell, utviklingsorientert og god leverandør har vært en bonus. Vi bruker Pureservice i flere ulike avdelinger. En stor fordel med at de ulike avdelingene bruker samme system og at ansatte har én selvbetjeningsportal for alle sine henvendelser.»
Lillesand Kommune
Så la ikke saker bli glemt, unngå misforståelser og forsinkelser. Sørg for at alle involverte får riktig innsyn og oversikt på oppgaver. Bli kvitt tradisjonelle rutineoppgaver og forenkle hverdagen til avdelingene og deres kolleger.
Samhandlingssoner har kommet for å bli og vi ser frem til at flere kommer i gang.
Lyst til å utvide til flere avdelinger?
Ta kontakt med rådgiver, Terje Burum.
E-post: tb@pureservice.comVi gleder oss!
Skrevet av Marius Jones
Få en gratis demonstrasjon
Vi er opptatt av at du skal få den beste opplevelsen når du prøver Pureservice. Derfor kan vi skreddersy din gratisversjon etter ditt behov, slik at du umiddelbart får den beste opplevelsen.
