Det er allerede noen år siden vi la munnbindene på hylla og begynte å håndhilse igjen. Likevel er det tydelig at noen ting er permanent forandret: Vi vil ikke tilbake til kontoret på fulltid.
Ifølge SSB jobber 44 prosent av oss nå via hjemmekontor i det minste noe av tiden. Innen informasjon og kommunikasjon jobber 34 prosent hjemmefra mer enn halvparten av tiden. Mange arbeidstakere har hybridkontor høyt oppe på prioriteringslisten når de skal velge jobb.
Totalt sett er det jo flott at folk får valgmuligheter. Lenge leve personlig frihet under ansvar, og så videre, men det byr også på noen utfordringer. For hva skjer når kollegaer sitter flere kilometer fra hverandre og kommuniserer over mail?
Hybridkontorets skyggeside – samarbeidets sammenbrudd?
På et medium stort kontor hvor du alltid har mulighet til å huke tak i en kollega når du lurer på noe, kan du lettere slippe unna med litt klossete systemer. Det endrer seg når du må huke tak i kollegaen over e-post, Teams eller telefon.
For det første er den typen kommunikasjon asynkron. Én kollega stiller et spørsmål. Den andre ser det kanskje etter en halvtime og svarer. Den første kollegaen sitter nå i et Teams-møte og svarer 45 minutter senere. Og så videre. Enkle forespørsler tar fort mye tid.
For det andre er det lett at ting rett og slett går i glemmeboken. En e-post åpnes, leses, men følges ikke opp umiddelbart. Andre ting dukker opp. Plutselig har det gått tre dager. Oops.
For det tredje blir koordinering mellom ulike avdelinger mer trøblete. Kompliserte oppgaver som onboarding av en ny ansatt krever at IT kommer på banen med tilgang til digitale systemer, HR informerer om rutiner for ferie og sykefravær, nærmeste leder skal ønske velkommen og gjerne gi en innføring i kulturen… og alle skal helst vite hvor de andre ligger an i løypa.
Pust med magen. Løsningen kan ligge nærmere enn du tror.
Lær av systemene til de store organisasjonene
Problematikken beskrevet ovenfor er egentlig ikke ny. Store konserner med mange avdelinger, kontorer og tusener av ansatte har slitt med de samme utfordringene i en årrekke.
Med fare for å høres litt partiske ut, er det akkurat dette Pureservice (og lignende systemer) er utviklet for å adressere. Det har bare vært et mer kritisk behov for dem i de større organisasjonene – inntil nylig.
Når du får samlet all digital kommunikasjon i én portal, med full oversikt over hva som har blitt gjort, og av hvem, minsker det smertepunktene assosiert med å jobbe langt fra hverandre.
Du slipper å logge inn på nytt i fem ulike systemer (ett for HR, ett for IT-avdelingen, ett for økonomi og så videre), eller grave gjennom de 800 e-postene du har fått den siste måneden for å få oversikt.
Prisen å betale for å jobbe mer spredt, er at også bedrifter i mellomsjiktet må strukturere arbeidsflyten sin mer som store organisasjoner (eller IT-avdelinger, som også pleier å være tidlig på ballen).
Slik får du fortsatt samlet saker og kommunikasjon på ett sted; forskjellen er bare at samlingspunktet er digitalt, fremfor en fysisk arbeidsplass.
